Výhody E-mailové Archivace

V mnoha zemích a odvětvích jsou e-maily předmětem právního zkoumání. Odpovídající požadavky od federálních agentur, soudů a advokátů musí být vyřízeny rychle a za pomoci bezproblémových e-mailových záznamů. Díky samotnému jádru MailStore může být, za účelem dosažení souladu s regulačními požadavky a ochráněním sebe sama v případě soudních sporů, vyvinuta spolehlivá strategie plnění těchto požadavků.

Jakýkoliv důležitý e-mail může být ztracen v důsledku technické chyby, stejně jako náhodným či úmyslným vymazáním. Když zaměstnanci opouští společnost, často mažou celou svoji schránku. MailStore umožní centrální, bezpečné a kompletní úložiště všech e-mailů na tak dlouhou dobu, jak jen bude potřeba a zajistí spolehlivou ochranu před ztrátou dat.

Přetížené servery, rostoucí náklady na uskladnění a časově náročné procesy zálohování a obnovy představují vysokou zátěž pro IT oddělení a na jejich rozpočty. Na dlouhodobé bázi může MailStore tyto náklady výrazně snížit. Může také chránit společnost před finančními riziky, které mohou vyplynout z právních sporů nebo ze ztráty dat.

Velká část kritických informací společnosti je uložena ve formě e-mailů. Efektivní přístup k těmto datům a s možností zpřístupnit je všem zaměstnancům kdykoliv, je klíčovým faktorem při zvyšování produktivity a získávání náskoku před konkurencí.

Politka mnoha společností umožňuje zaměstnancům přenášet své e-maily uložené a nezabezpečené v noteboocích a mobilních zařízeních. Z hlediska bezpečnosti je rozhodně efektivější využívat možností centralizované archivace zpráv s vyhledáváním. Množství dat mimo firmu je tak naprosto minimalizované. Kromě toho klesnou také nároky na zálohování.

Poté, co e-maily byly archivovány, je lze na základě pravidel procesu smazat z poštovní schránky. To trvale snižuje zatížení e-mailových serverů. Zastaralá opatření, jako například přenos e-mailů do PST souborů či limity poštovních schránek, se stala nadbytečná.

• Lokálně uložené PST soubory mohou představovat bezpečnostní riziko
• PST soubory představují velký nárok na zálohování
• PST soubory jsou náchylné ke ztrátě dat a poškození

Centrální archivace všechny tyto problémy řeší.

MailStore server byl navrhovaný pro zajištění co nejefektivnějšího využití prostoru.Při ukládání e-mailů tak dochází k přirozené deduplikaci a kompresi dat.

Snížením zátěže e-mailového serveru docílíte jednodušší a rychlejší možnosti zálohy a obnovy dat v případě havárie.

Pokud se ztratí e-mail, uživatel ho jednoduše může obnovit bez jakékoliv pomoci doslova jedním klikem. Odpadá tak složité hledání v zálohách nebo na serveru..

Díky technologii jedné instance jsou e-mailové zprávy s totožným obsahem a přílohami uloženy do jednoho archivu. Pokud je k tomuto přidána komprese příloh, požadavky na skladování jsou značně sníženy.

Nejdůležitější funkcí produktu Mailstore je jeho nezávislost na e-mail službě. I při jakémkoliv výpadku jsou data uživatelům neustále k dispozici a mohou s nimi pracovat. V době cloudových služeb je tato strategie ještě o to důležitější, že mail server není mnohdy pod kontrolou odpovědných pracovníků společnosti a Ti nemají na jeho každodenní provoz jakýkoliv vliv.